Perencanaan dan Pelaksanaan Kegiatan / Event

 Perencanaan Kegiatan Event

event tidak dapat dilakukan begitu saja. ada beberapa perencanaan dan hal yang perlu diperhatikan saat hendak melakukan suatu event. antara lain;

1. penentuan tema

2. penelaahan atau survey sebelum kegiatan, EO melakukan kegiatan survey untuk menjajaki berbagai hal terkait dengan kegiatan atau event sehingga tidak terjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan SDM, target peerta dan target pengunjung yang diharapkan, 

    hal yang perlu ditelaah;

• tempat
• waktu pelaksanaan
• failitas penunjang
• faktor kebersihan dan keamanan
• analisis anggaran

3. struktur organisasi kegiatan atau event

4. komponen kegiatan atau event

• kemanan
• perizinan
• perlengkapan

Pelaksanaan atau Manajemen Event

Menurut Noor, manajemen event merupakan suatu pengorganisaian suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh komunita atau lembaga yang dikelola secara profesional, efisien, dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan selesainya kegiatan.

Goldblatt mengatakan bahwa sebuah event yang sukses mempunyai lima tahapan penting yang harus diperhatikan, yaitu; research, design, planning, coordination, dan evalution. adapun penjelasan tahapan pelaksanaan event tersebut sebagai berikut;

• Research

dengan berdasarkan dari lima pertanyaan (why, who, when, where, what) yang dapat digunakan dalam memutuskan pelaksanaan sebuah event. setelah itu, dilakukannya analisis SWOT untuk mendapatkan dan memastikan semua tahapan berjalan lancar.

• Design

ide baru dapat membantu membuat aktivitas yang sesuai dengan tujuan dari pelaksanaan event yang dapat dilakukan dengan cara brainstorming dan mind mapping, yaitu kegiatan dimana semua anggota dikumpulkan dan mengajukan idenya yang selanjutnya dihubungkan dan dikontruksi menjadi satu pelaksanaan sebuah event.

• planning

melibatkan penggunaan tiga dasar hukum, yakni waktu, tempat serta tempo. kejelian dalam memanfaatkan ketiga hal tersebut akan sangat mempengaruhi hasil dari event yang diselenggarakan.

• Coordination

pada tahap ini, peran event manager sangat penting, dimana event manager dihadapkan pada banyak pilihan yang mengharuskan pengambilan keputusan demi keputusan dilakukan dengan profesional sehingga berdampak baik pada hasil event yang diselenggarakan.

• Evaluation

merupakan tahap dimana dilakukan penilaian pada event dari tahap pertama hingga event telah selesai diselenggarakan sehingga dapat menjadi bahan acuan pada peyelenggaraan event event serupa selanjutnya.